Privacybeleid (AVG)

Scoutinggroep Oranje Blauw gebruikt persoonsgegevens. Hier lees je hoe, wat en waarvoor.

Hoe krijgen we de gegevens?

Komen kijken

Wanneer een kind komt kijken, noteren we een telefoonnummer en een e-mailadres van de ouders. De rest van de gegevens noteren we als iemand lid wordt.

Inschrijvingsformulier

Het inschrijvingsformulier kan op papier of per mail ingeleverd worden. Daarna worden de gegevens ingevoerd in de ledendatabase. Als het per mail ingestuurd is, wordt de email vervolgens verwijderd.

De inschrijving bestaat uit twee delen: Het toestemmingsformulier (eenmalig) en het gegevensformulier (jaarlijks).

Welke gegevens?

Contactgegevens

Voor dolfijnen en verkenners willen we de contactgegevens hebben van de ouders. Voor verkenners, loodsen en leiding willen we ook de contactgegevens van de leden zelf. Die zijn nodig om informatie over onze kampen en activiteiten te geven, en voor noodgevallen. Deze gegevens bewaren we na het lidmaatschap om contact te kunnen leggen met oud-leden, maar op verzoek kunnen we ze ook verwijderen.

De verkenners hebben ook een appgroep. Deelname daaraan is vrijwillig, maar wel erg handig. Ook de leiding werkt met appgroepen.

Voor loodsen en leiding willen we een telefoonnummer hebben voor in noodgevallen.

Medische gegevens

Als er iets gebeurt, bijvoorbeeld tijdens een kamp, zullen we uiteraard de ouders op de hoogte stellen. Maar ook moeten we dan medische gegevens paraat hebben. Daarom bewaren we van elk lid ook de medische gegevens (allergieën, medicijnen en andere gezondheidsinformatie, de huisarts en de ziektekostenverzekering). Deze gooien we weg als iemand lid af wordt.

De invuller van het formulier mag zelf beslissen wat hij/zij wel of niet aan ons doorgeeft, maar als we dingen niet weten kunnen we er ook geen rekening mee houden.

Diploma’s en vaarbewijzen

Voor de veiligheid van onze leden moeten we weten hoe goed ze kunnen zwemmen. Als leden ook vaarbewijzen hebben, of een EHBO diploma, willen we dat ook graag weten. Dat helpt ons kampen goed te organiseren.

In- en uitschrijving

We houden ook bij wanneer iemand ingeschreven wordt, en wanneer uitgeschreven. Op die manier kunnen we ook de ledenaantallen door de jaren heen bekijken.

VOG

Voor alle leiding en overige 18+ leden vragen we een VOG aan.

Aanmeldingen voor activiteiten en kampen

Aanmeldingen voor kampen en activiteiten worden gedaan via een google-form. Die informatie komt in een spreadsheet die gebruikt wordt om het kamp en het vervoer te plannen. De sheet bevat hoogstens telefoonnummer of e-mailadres van ouders, maar geen medische gegevens of adresinformatie.

Hoe gaan we met de gegevens om?

De complete ledengegevens (ook van oud-leden) staan in een database op een computer. Eens per jaar wordt daarvan een backup gemaakt naar een externe harde schijf. De database is niet via het internet toegankelijk.

De informatie van de huidige leden, is op papier aanwezig bij elke activiteit. Voor elke speltak is er een map op het clubhuis aanwezig, met daarin de contact- en medische gegevens. Bij activiteiten elders wordt die map ook meegenomen. Als een lid zich uitschrijft wordt de papieren afdruk vernietigd.

De telefoonnummers en mailadressen van de leden worden ook bijgehouden in het adresboek van het Oranje-Blauw gmail account. Op deze manier kunnen de leiding snel ouders bellen indien nodig.

De informatie van de huidige leden en oudleden inclusief gezondheidsinformatie, wordt niet per mail verzonden. Want in dat geval zou die informatie ook beschikbaar zijn voor iemand die weet de mailbox van een van de leiding te kraken. Het kan wel gebeuren dat telefoonnummers of e-mailadressen verzonden worden per mail.

De gegevens kunnen bekeken worden door alle leiding en stichtingsleden, maar niet door jeugdleden. De telefoonnummers van de leiding kunnen aan de jeugdleden en hun ouders gegeven worden. Contactgegevens van andere leden worden alleen gegeven wanneer dat lid er zelf ook toestemming voor geeft.

Leden worden ook ingeschreven in Scouts online, de ledendatabase van Scouting Nederland. Dit is zodat ze het scoutingblad krijgen. Ze kunnen dan ook deel kunnen nemen aan landelijke activiteiten zoals een HIT of Nawaka. Scouting Nederland kan daardoor ook contact opnemen met leden of hun ouders. Meer over hun privacybeleid staat op https://www.scouting.nl/privacy .

Als leden zich aanmelden voor een activiteit die in samenwerking met een andere organisatie wordt georganiseerd, kan het nodig zijn de naam, geboortedatum en andere gegevens te delen. Als dit zo is, delen wij dit mee voor het aanmelden.

Internet en social media

De website van Oranje Blauw gebruikt alleen cookies voor de werking van de site.

Bij inschrijving kunnen leden aangeven of ze bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s op de website, flyers en social media.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (right to be forgotten) en inzage in gegevens

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Oranje Blauw binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (oranjeblauw17@gmail.com). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Aankomende Events

Add to google calendarRefresh calendars

za 13 juli 2024tot za 20 juli 2024 all day
ZOMERKAMP

Sponsors